Desafío
Cuando un negocio maneja productos que se venden por reserva, recibir solicitudes desde la web sin una conexión directa con su sistema interno termina generando desorden. La información llega, pero luego hay que revisarla manualmente, pasarla al ERP, dar seguimiento, confirmar con el cliente y llevar un control aparte para no perder ninguna reserva.
A medida que aumentan las reservas, este proceso se vuelve más lento, más propenso a errores y más difícil de administrar.
Solución
Implementar un flujo automatizado que conecta el formulario de reservas en la web con el ERP del negocio para registrar cada solicitud de forma mucho más ordenada.
Cuando un cliente completa la reserva, la automatización toma sus datos, prepara la información del pedido y crea una cotización en borrador dentro del ERP. Esa cotización puede luego ser revisada y enviada al cliente para su aprobación, manteniendo el proceso comercial conectado desde el inicio. El flujo también puede buscar si el cliente ya existe en el ERP, actualizar su información o crearlo si es necesario antes de generar la cotización.
Además, cada nueva reserva se registra en una hoja de control para dar seguimiento interno y se envía una notificación por WhatsApp al equipo cuando entra una nueva solicitud, permitiendo reaccionar rápido sin depender de revisiones manuales.
Requisitos
- Formulario de reserva en la web conectado mediante webhook
- Acceso al ERP con posibilidad de crear cotizaciones o estimados mediante API
- VPS con n8n operativo
- Acceso a WhatsApp API para notificaciones internas
- Base de control para seguimiento de reservas, por ejemplo Google Sheets
- Definición de los datos necesarios para crear la reserva y la cotización
Costos
Los costos de la solución se estructuran en los siguientes componentes:
- Implementación inicial
Incluye la conexión del formulario web con el ERP, la configuración de la lógica para crear la cotización en borrador, el registro de reservas y la notificación automática al equipo. - Costos externos
Los servicios de terceros, como WhatsApp API, ERP o cualquier integración adicional, se facturan directamente según el proveedor correspondiente. - Herramienta de automatización
Corresponde al entorno donde se ejecutan los flujos, ya sea en infraestructura propia del cliente o en su licencia de n8n Cloud.